Datenschutz-Hinweise für E-Learning-Angebote (ELA)

unter Verwendung der Plattform ILIAS bei der TÜV Thüringen Akademie GmbH (nachfolgend „Veranstalter“)

Der Veranstalter möchte Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Lernmanagementsystems ILIAS (nachfolgend „ILIAS“) informieren.

Zweck der Verarbeitung

Der Veranstalter nutzt ILIAS, um entsprechende E-Learning-Angebote, u.U. auch im Zusammenhang mit Online-Prüfungen, zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es jedoch in jedem Fall um die Erfüllung unseres Leistungsversprechens sowie (kauf-)vertraglicher Pflichten.

Der Einsatz von ILIAS erfolgt zum Zwecke der Aus- und Weiterbildung, der Unterweisung sowie in speziellen Fällen der Prüfungsabsolvierung von Teilnehmern, die diese Leistungen käuflich beim Veranstalter erworben haben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten steuert dabei sowohl den Prozess des Login als auch die Bereitstellung der passfähigen Schulungs- und Prüfungsmaterialien. Darüber hinaus werden dadurch Aussagen zum Lernfortschritt, zu Lernergebnissen sowie zum generellen Nachweis hinsichtlich des Absolvierens von Kursen eines einzelnen Teilnehmers möglich.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Nutzung von ILIAS steht, ist der Veranstalter:

TÜV Thüringen Akademie GmbH

Konrad-Zuse-Straße 21

99099 Erfurt

Deutschland

E-Mail: seminare(at)tuev-thueringen.de , Web: www.die-tuev-akademie.de

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage der mit der Nutzung von ILIAS verbundenen Datenverarbeitung bei der Durchführung von e-Learning ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Schulungen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von E-Learning.

Funktionsweise (Kurzdarstellung)

ILIAS stellt als Lernmanagementsystem Schulungs- und Prüfungsmaterialien zur Verfügung. Mittels eines personenbezogenen Zuganges erhalten Teilnehmer Zugriff auf entsprechende Kurse respektive Lerninhalte, können diese einsehen, durcharbeiten, Testfragen beantworten, zum Download bereitgestellte Dokumente herunterladen und ihren Lernfortschritt sowie dazugehörige Lernergebnisse einsehen.

Beim Zugriff auf die Plattform und dem Abruf einer Datei werden Daten erhoben und in einer Protokolldatei gespeichert, was ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken dient.

Umfang und Art der verarbeiteten Daten bzw. Datenkategorien

Im Rahmen bzw. während der Nutzung von ILIAS werden in Abhängigkeit der konkreten Kursangebote von ILIAS folgende teilnehmerspezifische Daten erhoben, verwendet bzw. verarbeitet:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Zeitpunkt des Zugriffs
Dauer der Nutzung
Stand des Lernerfolgs: Testergebnis, Anzahl Test-Durchläufe, Scoring
Server-Log-Dateien (z. B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

Betroffene i.S.d. DSGVO sind alle Teilnehmer, die sich in ILIAS einloggen und entsprechende Kurse unter den beschriebenen Umständen belegen.

Angaben bei der Registrierung und Persönliches Profil

Bei der Registrierung auf https://online-akademie.tuev-thueringen.de müssen folgende personenbezogenen Daten eingegeben werden:

E-Mail-Adresse (oder Vor- und Nachname)
Passwort

Diese Angaben sind notwendig, um Sie als Benutzerin bzw. Benutzer im System identifizieren zu können. Darüber hinaus können Sie noch weitere personenbezogenen Daten freiwillig eingeben, z. B. um im Persönlichen Profil über sich zu informieren. Diese freiwilligen Informationen können Sie jederzeit auf der Seite „Persönliche Daten und Profil“ ändern und entfernen.

Datensicherheit, Datenweitergabe

Die von ILIAS direkt verarbeiteten Daten werden auf Cloud-Servern in Deutschland gespeichert. Die bei Bedarf vom Veranstalter aus ILIAS exportierten Daten werden von diesem in einem Rechenzentrum mit Servern in Deutschland gespeichert.

Eine externe Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich dann, wenn im Zuge der Erfüllung von (Kauf-)Verträgen der Besteller als Arbeitgeber eines Teilnehmers zum Zwecke der eigenen Nachweisführung Informationen zum tatsächlichen Absolvieren eines Kurses anfordert.

Administratoren erhalten Zugriff auf die in „Umfang und Art der verarbeiteten Daten bzw. Datenkategorien“ genannten Daten. Dies betrifft Kurse und Lernmodule sowie Tests und Ergebnisse zu Lernerfolgskontrollen. Diese Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die definierten Berechtigungen der Administratoren gelten nicht global für das System, sondern nur für jeweils ausgewählte Bereiche.

Darüber hinaus kann der Veranstalter im Einzelfall verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden oder Gerichte weiterzugeben. Diese damit verbundene Datenverarbeitung beruht auf einer rechtlichen Verpflichtung.

Speicherdauer / Datenlöschung

Die Dauer der Speicherung der Daten richtet sich nach der Notwendigkeit der Datenhaltung/ -speicherung, sofern nicht übergeordnete Interessen vorliegen und beträgt i.d.R. 3 Jahre. Diese Daten werden – abweichend von den vorstehend beschriebenen Zeiträumen hinaus – weiterverarbeitet, © TÜV Thüringen Akademie GmbH, Rev. 01/2024 sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten als Beweismittel benötigt werden.

Betroffenenrechte

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

Recht auf Widerruf der Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Art. 17 DSGVO), auch erfüllbar durch Anonymisierung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Erhalt der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 UA 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 UA 1 lit. b) beruht und keine Ausnahme vorliegt (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Datenschutzbeauftragter

Der Veranstalter hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:

TÜV Thüringen Akademie GmbH

Konrad-Zuse-Straße 21

99099 Erfurt

Deutschland

E-Mail: seminare(at)tuev-thueringen.de, Web: www.die-tuev-akademie.de

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Im Allgemeinen erfolgt kein internationaler Datentransfer.

Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO der durch die Nutzung von ILIAS verarbeiteten Daten ist die Qualitus GmbH, vertreten durch deren Geschäftsführer/-in, Venloer Str. 575, 50827 Köln

Änderung dieser Datenschutz-Hinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutz-Hinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Internetseite https://www.die-tuev-akademie.de/datenschutz/