Multiprojektmanagement erfolgreich gestalten

16. Juni 2022

Multiprojektmanagement erfolgreich gestalten

In zahlreichen Unternehmen ist der Wertschöpfungsanteil durch Projektarbeit mittlerweile größer als 50 %. Da scheint es vollkommen klar, dass es in Zeiten von Aufgabenverdichtung und Fachkräftemangel nicht möglich ist, Projekte nacheinander abzuarbeiten. Das Gegenteil tritt ein: Eine Vielzahl an Projekten müssen parallel gesteuert und sicher sowie plangemäß zum Abschluss gebracht werden. Je effektiver dieses Multiprojektmanagement funktioniert, desto höher ist sein Anteil sowohl am Unternehmenserfolg als auch an der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.

Multiprojektmanagement – Parallelprojekte effizient zum Ziel führen

Die DIN 69909 definiert Multiprojektmanagement als das Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten. Es betrifft das parallele Planen, Abstimmen und Steuern einer mehr oder minder großen Anzahl von Einzelprojekten. Um im Dschungel der Parallelprojekte des Multiprojektmanagements nicht den Überblick zu verlieren, verspricht der Einsatz von bewährten Methoden und Werkzeugen wirkungsvolle Abhilfe. Das strukturierte Vorgehen bei Projektbewertung und Abhängigkeits- sowie Nutzenanalysen stellt von Beginn an einen wesentlichen Erfolgsfaktor für die Zielerreichung der jeweiligen Einzelprojekte dar. Nicht zuletzt auch, weil mit diesem Vorgehen eine übergreifende Projekt- und Ressourcenplanung sowie das Erkennen von Synergien und Risiken möglich ist.

Methoden und Werkzeuge für das erfolgreiche Multiprojektmanagement

Abhängigkeitsanalyse
Projekte sind oftmals mit anderen Projekten verknüpft. Der Fortschritt innerhalb eines Projekts hängt zum Beispiel vom Erreichen eines Meilensteins eines anderen Projekts ab. Zur Darstellung dieser Zusammenhänge und der daraus folgenden Abhängigkeiten eignet sich unter anderem eine Projekt-Matrix, in der die Einzelprojekte und die Abhängigkeitsbewertung mittels eines Punktwerts erfasst werden. Zur Visualisierung der logischen und zeitlichen Reihenfolge von Projekten mit langfristigem Zeithorizont kann eine Roadmap eingesetzt werden.

Projektauswahl und -priorisierung
Aufgrund eingeschränkter Ressourcenverfügbarkeit oder einem hohen Projektrisiko ist die Umsetzung aller Projektideen oder Projektanträge unmöglich. Es ist immer zu bewerten, welche Projekte in welchem Umfang zum Unternehmenserfolg beitragen. Eine Dringlichkeitsanalyse liefert über die Abwägung, welche der in Betracht kommenden Projektideen dringlich oder weniger dringlich sind, eine Prioritätenliste. Anhand einer Nutzwertanalyse kann über eine Bepunktung definierter Kriterien der Nutzwert von Projekten summarisch dargestellt und so die Projektauswahl bzw. -priorisierung erleichtert werden.

Nutzenmanagement
Das Multiprojektmanagement unterstützt bei der Identifikation wichtiger Projekte, die das Projektziel erreichen und die erwarteten Projektergebnisse liefern. Diese haben den größten Effekt für das Erreichen der Unternehmensziele. In diesem Zusammenhang muss jedoch immer betrachtet werden, ob der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zum Projektergebnis steht. Nur so kann das Unternehmen den Projektnutzen auf der Habenseite verbuchen. Zur Ermittlung des Nutzens stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Häufig erfolgt die strategische Zuordnung der Projekte zu den Zielen und Kennziffern der Balanced Scorecard. Es wird gemessen, ob und wie das Projekt zur Kennzahlverbesserung und Zielerreichung beiträgt und so sein Nutzen bewertet. Der monetäre Projektnutzen kann im Sinne der Wirtschaftlichkeit durch einen Vergleich der durch das Projekt erreichten Kosteneinsparungen mit dem Projektbudget ermittelt werden.

Synergiemanagement
Wenn viele Projekte parallel laufen, kann es zu Doppelarbeit kommen, da in zwei verschiedenen Projekten gleiche Teilschritte zu erledigen sind. Hier bietet das Multiprojektmanagement den Vorteil, dass Synergien erkannt und genutzt werden können, weil ein projektübergreifender Austausch zu Ergebnissen und Erfahrungen erfolgt. Dazu werden zum Beispiel Informationen aus den Projekten gesammelt und datenschutzkonform auf einer unternehmensinternen Plattform zu Verfügung gestellt. Relevante Informationen können sein: Arbeitspakete, Methoden und Ressourcen sowie die durch bestimmte Lösungen erzielten Ergebnisse.

Ressourcenmanagement
Ein Kernelement des Multiprojektmanagements ist die projektübergreifende Ressourcen- und Kapazitätsbetrachtung. Es muss ausgeschlossen werden, dass sich Projekte aufgrund von Ressourcenknappheit gegenseitig behindern oder Projektmitglieder überlastet sind und Einzelprojekte daher stagnieren. Diesem Risiko ist frühzeitig zu begegnen, indem Kapazitäten und Ressourcen mittels Belegungsplanung klar definiert werden: Wer macht was (bis) wann in welchem Projekt in welchem Umfang mit welchem Gerät in welcher Umgebung?

Risikomanagement
Risikobetrachtungen sollten im Multiprojektmanagement selbstverständlich sein. Schließlich verdichten sich die Risiken, die in den Einzelprojekten stecken, zu einem (möglichen) Gesamtrisiko. Der Multiprojektmanager muss einen Überblick über eventuelle Risiken haben, diese eingrenzen und gegebenenfalls eingreifen, um die Folgen zu bewältigen. Kritische Punkte sind insbesondere die Situationen, dass Projekte den geplanten Endtermin nicht halten oder das Projektbudget übersteigen. Nützlich für das projektübergreifende Risikomanagement ist eine Meilensteintrendanalyse, die aufzeigt, ob alle geplanten Termine eingehalten werden. Auf der finanziellen Seite kann mittels der Kostentrendanalyse geprüft werden, ob das geplante Projektbudget ausreicht.

Zusätzlich zur Methodennutzung ist die Definition bestimmter immer wieder gleich laufender Projektprozesse nicht zu unterschätzen, um ein reibungsarm verlaufendes und von Erfolg gekröntes Multiprojektmanagement zu erreichen. Prozesse erzeugen Sicherheit und Effizienz, da das sprichwörtliche Rad nicht immer wieder neu erfunden werden muss. Erfahrene Multiprojektleiter schaffen durch einheitlich und wiederholt nutzbare Projektprozesse einen zusätzlichen Pluspunkt für das Unternehmen.
Als Klammer über allen Methoden und Werkzeugen schwebt die Notwendigkeit einer stringenten Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. Nur so kann ein einheitlicher Wissensstand sichergestellt und Mehrarbeit aufgrund von Informationsverlusten oder Unklarheiten minimiert werden. Eine nachhaltige Kommunikationsstrategie im Multiprojektmanagement ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um die parallel bearbeiteten Projekte effizient zum Ziel zu führen.

Bleiben Sie wissbegierig.